L’ENT permet aux utilisateurs de mettre en commun différents contenus. Ils peuvent notamment partager des documents de trois manières : via l’espace documentaire, via le casier ou en passant par les communautés.
1. Partager des documents dans l’espace documentaire
L’espace documentaire de l’ENT permet de stocker puis partager des documents et des dossiers avec d’autres utilisateurs. Tous les formats de documents peuvent être importés dans l’espace de stockage : il n’y a pas de restriction sur le type de fichier (texte, audio, vidéo, flash…).
Plusieurs types d’affichage sont proposés :
Pour chaque document, l’utilisateur a la possibilité de :
- Ajouter un commentaire
- Partager
- Renommer
- Afficher les versions
- Ajouter une nouvelle version du document
- Déplacer
- Copier
- Supprimer (mettre à la corbeille)
Pour partager un document ou un dossier, il suffit de sélectionner l’élément puis de cliquer sur « Partager »
Les documents et les dossiers peuvent être déplacés de deux manières:
- En faisant un glisser-déposer
- En sélectionnant la case à cocher puis en cliquant sur « Déplacer »
2. Envoyer des documents grâce au casier
Le casier permet de déposer des documents dans le casier d’un autre utilisateur (déposer dans un casier) et de consulter les documents déposés par d’autres utilisateurs (mon casier). L’historique affiche par ordre chronologique les documents envoyés dans le casier d’autres utilisateurs.
A la différence de l’espace documentaire, une fois qu’un document est déposé, il ne peut pas être retiré ou modifié. Dans le cadre d’un rendu de devoir, l’enseignant peut ainsi contrôler l’envoi des documents dans son casier (horodatage).
Le casier peut notamment être utilisé pour le rendu de devoirs par les élèves à un enseignant
Pour déposer un document dans un casier :
- Cliquer sur « Déposer dans un casier »
- Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquer sur « Parcourir » et choisir le document.
- Rechercher les destinataires ou les groupes dans la barre de rechercher et cliquer sur le nom (il suffit de resélectionner le nom pour le supprimer de la liste des destinataires) puis cliquer sur « Envoyer »
Il est possible de déplacer dans son espace documentaire un document qui a été déposé dans son casier.
- Sélectionner le document en cliquant sur la case à cocher
- Cliquer sur « Copier dans mes documents »
- Sélectionner le dossier dans lequel copier le document
- Cliquer sur « Copier »
Par défaut, les documents du casier sont affichés sous la forme de vignettes.
Il est possible de faire apparaître les informations détaillées en sélectionnant le format liste.
3. Créer un espace de partage documentaire collaboratif grâce aux communautés
Dans l’espace documentaire, lorsqu’on donne accès à un dossier à d’autres utilisateurs, ces derniers n’ont pas la possibilité d’ajouter de nouveaux documents. Pour l’instant, l’espace documentaire de l’ENT permet uniquement de donner accès à des documents, que l’on peut consulter et télécharger. Pour gérer la collaboration dans l’ENT, les utilisateurs habilités (personnels et enseignants) doivent activer le service « Documents » lors de la création d’une communauté.
Les membres contributeurs de la communauté ont ensuite la possibilité d’ajouter des documents dans l’espace prévu.
En cliquant sur « Ajouter un fichier », l’utilisateur peut soit :
- Parcourir son espace personnel et charger un document déjà présent dans l’ENT (espace documentaire personnel, documents partagés ou documents ajoutés dans un autre module de l’ENT)
- Charger un document depuis son ordinateur
L’aide en ligne disponible dans l’ENT détaille le fonctionnement de l’espace documentaire, du casier et des communautés (voir article sur l’aide en ligne).